LLevando la Impresión Móvil al Siguiente Nivel

Por: Kevin Corne, Director & Gerente General para Liderar los Negocios de las Grandes Empresas del RU (Reino Unido) en Xerox

Hasta ahora, muchas empresas han permitido o han considerado permitir a los empleados que trabajen de forma remota, ya sea de 9 a 5 o mientras viajan. El móvil es cada vez más la forma estándar en que trabajamos y está sucediendo rápidamente. De hecho, para 2020, los trabajadores móviles constituirán la mayor fuerza laboral en Estados Unidos (72.3%).

Ya sea que usted sea una nueva PYME o una empresa establecida, el crecimiento del trabajo móvil es bueno para los negocios. Puede reducir las ausencias de los empleados, aumentar la eficiencia y la productividad, mejorar el servicio al cliente e incluso ayudar a ahorrar dinero. Puede generar mejores empleados al eliminar los requisitos de ubicación y ampliar el conjunto de aplicaciones. Incluso tiene un impacto positivo en la satisfacción de los empleados, brinda flexibilidad al personal y facilita un mejor equilibrio entre trabajo y vida. Lo que es más importante, la movilidad desempeña un papel fundamental en la transformación digital, que tiene el potencial de abrir incluso mayores niveles de productividad y seguridad en todos los sectores.

A medida que las empresas continúan adoptando el aumento de la fuerza de trabajo móvil, surge una pregunta importante: ¿cómo puede asegurarse de que su infraestructura coincida con los requisitos en constante cambio?

En este artículo echamos un vistazo a esta pregunta a través de la lente de su soporte de impresión, - mostrándole cómo aprovechar el increíble poder de los dispositivos móviles, al tiempo que se equilibran tanto la productividad como la facilidad de uso con seguridad y control.

Desde la impresión móvil al flujo de trabajo del documento

Para que la fuerza de trabajo móvil tenga éxito, los empleados necesitan poder acceder e imprimir documentos en cualquier lugar, en cualquier momento, en cualquier dispositivo. Si bien la impresión es sin duda importante, ahora forma parte de un panorama mucho más amplio que debe abarcar no solo la producción de documentos, sino también el proceso subyacente: el “cómo” y el “qué” de su función de impresión.

Al considerar los procesos actuales, usted podría, por ejemplo, decidir que tiene sentido reemplazar los formularios impresos con los formularios móviles para que los empleados puedan recopilar datos mientras están sobre la marcha. Esto no solo permitirá que la información entre más rápidamente a sus sistemas, sino que al analizar los procesos alrededor de los formularios, puede saber cuándo es necesario que los empleados impriman, qué ruta toma el documento y dónde se esconden las ineficiencias. En seguida puede abordar estos problemas como parte de su estrategia móvil más amplia.

Una experiencia perfecta para los usuarios de dispositivos móviles

Por supuesto, para que un nuevo proceso funcione, los empleados deben usarlo en primer lugar, algo que no siempre es un hecho y que las organizaciones pueden pasar por alto debido a su costo. Después de todo, ¿para qué sirve una solución de impresión más móvil si nadie se aprovecha de ella?

Por esta razón, la facilidad de uso desempeña un papel vital para fomentar la adopción de soluciones móviles. Pero, ¿en qué consiste esto realmente?

Para los usuarios de dispositivos móviles, la impresión debe ser sencilla, sin una configuración o manipulación compleja, es decir, sin descarga del controlador de la impresora. También debe existir una manera rápida e intuitiva de establecer preferencias y seleccionar medios. En la práctica, imprimir un documento desde su teléfono inteligente debe ser tan fácil como enviar un correo electrónico.

Además, usted desea una solución que sea de multiplataforma, con una aplicación móvil para dispositivos iOS, Android y Windows, y que pueda manejar archivos grandes o complejos (hojas de cálculo, archivos PDF, presentaciones).

La conclusión es que imprimir sobre la marcha debe ser tan sencillo como imprimir en la oficina.

Equilibrio entre seguridad y movilidad

Empoderar a los trabajadores móviles y hacerlos más productivos es una gran victoria, pero en el mundo actual consciente de los datos, estos elementos deben equilibrarse con la seguridad y el control. Para implementar el tipo de solución sólida de impresión móvil requerida, sin comprometer la seguridad e integridad de los documentos y la red, su estrategia móvil debe incluir prácticas tales como:

• Mantener los documentos de forma segura hasta que los usuarios inicien sesión y los liberen
• Tener políticas de acceso que bloquean o permiten la impresión móvil
• Uso de autenticación LDAP para contabilidad y seguimiento de usuarios
• Implementar tecnología de lector de tarjetas segura para la impresión “pull”

El futuro es móvil

No hay duda de que la revolución móvil ya está en pleno apogeo, con más de 8 mil millones de dispositivos en todo el mundo y se esperan 11.600 millones para 2021 (fuente). Esto ofrece enormes oportunidades para que las organizaciones de todos los tamaños sean más ágiles, productivas y exitosas. Pero esas oportunidades vienen con algunos grandes desafíos, ya que intentan ajustar sus operaciones y su estructura de soporte para adaptarse a esta nueva forma de trabajar.

Una estrategia móvil integral para su empresa deberá incorporar procesos de documentos y flujos de trabajo móviles, y establecer ambos es más fácil de lo que cree, con el soporte adecuado. Las tecnologías móviles y en la nube han revolucionado la manera en que almacenamos y compartimos información, abriendo todo un mundo de posibilidades. Al emplear la combinación correcta de dispositivos, conectividad y procesos, usted puede aprovechar el poder de la movilidad para impulsar su negocio, comenzando ahora mismo.